Bedrijfsvoering

Aanpassingen organisatie
Op diverse plaatsen in de organisatie heeft in 2023 een aanpassing plaatsgevonden binnen de ambtelijke organisatie:

Formatie uitbreiding uitvoeringsprogramma ‘Groen en Duurzaam Doen’
De extra formatie, die voor de realisatie van het uitvoeringsprogramma is toegekend, is ondergebracht bij de thema’s Omgeving, Buitenruimte, Samenleving en Koers.

Gastheerschap Samenwerking gemeenten Zuidoost Utrecht (ZOU) op Sociaal Domein
De vijf gemeenten in Zuid Oost Utrecht (De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Zeist) Wijk bij Duurstede en Zeist) werken nauw samen op het sociale domein. Dat doen ze in een sterke netwerkconstructie waarbij elke gemeente menskracht inzet voor het gemeenschappelijke doel: de inwoners ondersteunen als dat nodig is. Het gaat hierbij vaak om de ontwikkeling van beleid, de voorbereiding van de implementatie van beleid of het begeleiden van de uitvoering. Vanaf medio 2023 treedt onze gemeente op als gastheergemeente Utrechtse Heuvelrug voor het regionaal team en zijn de medewerkers van ZOU vanuit onze organisatie werkzaam in de regio. De kosten worden omgeslagen over de deelnemende gemeenten.

Structuurwijziging thema’s Koers en Fundament
Het vertrek van de voormalige adjunct directeur/manager Koers is aanleiding geweest om de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering tussen het thema’s Koers en Fundament te laten onderzoeken. De belangrijkste aanbevelingen uit het onderzoek betreffen het versterken van de  samenwerking in de keten en processen van HR en Financiën en het management meer integraal verantwoordelijk te maken voor de bedrijfsvoering.

Vanaf 1 oktober 2023 zijn de aanbevelingen omgezet in een structuurwijziging van de thema’s Koers en Fundament. De verantwoordelijkheden van de functie adjunct directeur worden overgenomen door het gehele MT en de functie themamanager Koers wordt opnieuw ingevuld.

De werkzaamheden van het team Beheer & Rapportage zijn onder gebracht binnen de teams HR & Communicatie en Financiën. Deze teams investeren in de inhoudelijke samenwerking en het afstemmen van processen.

Klaar voor de Toekomst
Inmiddels is de gemeente erin geslaagd een groot deel van de opgaven van Klaar voor de Toekomst te realiseren of zijn deze in de regulier dienstverlening opgenomen. Met programma Klaar voor de Toekomst, dat in 2019 startte, ontwikkelt de gemeentelijke organisatie zich als netwerkorganisatie waarin de gemeente constant aan de toekomstbestendigheid van haar ambtelijke organisatie werkt.
Rondom ziekteverzuim blijft de gemeente zich richten op het terugdringen van het ziekteverzuim en ondersteunen van leidinggevenden via training en advies vanuit HR en casemanager bij de arbodienst. In 2023 is het ziekteverzuim naar 5,37% (2022: 5,8%) verder afgenomen.
Mede met het oog op de vergrijzing investeert de gemeente in de vitaliteit van onze medewerkers en onderzoekt de gemeente de mogelijkheden van tijdelijke voortzetting van het vitaliteitspact. Sinds augustus 2023 participeert de gemeente in een regionaal traineeprogramma voor de duur van 2 jaar.
Onze gemeente onderkent het belang van data-gedreven werken en verwacht dat we de eerder toegekende formatie begin 2024 invulling te geven via de functie van data-analist.
Het realiseren van financieel voordeel uit de investering van de businesscase Buitenruimte start in 2023 en betrekt de gemeente bij de lopende organisatieontwikkeling bij het team beheer van Buitenruimte.

Programmatisch en opgavegericht werken
In 2023 zijn de programma’s: ‘Vitale dorpen’ en ‘Buitengebied in balans’ van start gegaan. Tevens is in beeld gebracht wat nodig is om het programmatisch werken verder te ontwikkelen. Er is gestart met het opstellen van de aanpak hoe medewerkers integraal volgens programmatisch en opgavegericht werken. Die aanpak maakt onderdeel uit van een groter verhaal; de werkwijze van onze netwerkorganisatie en de organisatiefilosofie.

Arbeidsmarkt
De maatregelen om de arbeidsmarktaanpak te versterken hebben gunstig uitgepakt in 2023. Met hulp van recruiters, HR en alle leidinggevenden heeft de gemeente in 2023 95 nieuwe medewerkers (2022: 63) – zo’n 20% van deze medewerkers is jonger dan 35 jaar – in dienst genomen. Daarnaast zijn 75 inhuur medewerkers voor korte of lange tijd ingehuurd om de nog openstaande functies of opdrachten in te vullen. Onze doorstroom begint ook beter op gang te komen; 16 medewerkers zijn naar een andere functie binnen de gemeente doorgestroomd. De krapte op de arbeidsmarkt zal de komende jaren blijven bestaan hetgeen betekent dat de gemeente hier blijvend aandacht aan moet geven.
De gemeente ambieert het behouden en aantrekken van medewerkers met kwaliteit om kennis en kunde structureel in de eigen organisatie op te bouwen en de inhuur te beperken. Met een nieuwe HR-visie wil de gemeente het behoud en de doorstroom van medewerkers verder versterken.

Werken met aandacht (aanpak werkdruk)
Om diverse redenen en met diverse oorzaken heeft de organisatie te maken met hoge werkdruk. Het management is zich hier bewust van en is aan de slag gegaan om de werkdruk te verlagen en het werk voor iedereen weer meer behapbaar te houden.

Zo zijn er maatregelen getroffen om een aantal werkprocessen te vereenvoudigen. Ook hebben het management en het college afspraken gemaakt om de werkdruk te verminderen. Via ‘Werken met aandacht’ organiseert het management begin 2024 een aantal sessies om het gesprek te voeren over werkdruk en na te denken over interventies en stellen van prioriteiten. De gesprekken vinden plaats met college, raad en medewerkers. Voor onze medewerkers is het belangrijk dat weten en voelen dat er met aandacht wordt gewerkt aan werkdruk. Met de input uit de sessies kan een aanpak om met meer focus en aandacht te werken worden ontwikkeld.

Met personeelsbeleid geeft de gemeente uitvoering aan de wettelijke verplichtingen en kaders. Goed personeelsbeleid is ook belangrijk om de doelen van de organisatie te behalen. In 2023 heeft de focus gelegen op:

RI&E kantoor
Een RI&E is een middel om de gezondheid en veiligheid van medewerkers te bevorderen.
Vanuit het project Goed Verbonden heeft de gemeente de fysieke inrichting van onze werkplekken aangepast en via een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) laten toetsen. De aanbevelingen zijn in een plan van aanpak verwerkt. Op de gemeentewerf en het gemeentekantoor treft de gemeente nog een aantal fysieke verbeteringen zodat de veiligheid en geluidsisolatie verbetert. Ook actualiseert de gemeente haar arbobeleid.

HR-visie
In 2023 is de gemeente gestart met het opstellen van een HR-visie waarmee planmatig een brug wordt geslagen tussen wat de gemeente als werkgever wil zijn en hoe ze dat uitdraagt, maar ook een antwoord hebben hoe de gemeente vanuit haar rol als werkgever omgaan met de uitdagingen. De gemeente stelt een HR-strategie op voor de periode 2024 – 2028.

Verbetering arbeidsvoorwaarden hybride werken en (duurzamer) vervoer

Veel van onze medewerkers wonen in de gemeente of in/net buiten de provincie Utrecht. Een kleiner deel woont verder weg. Allen komen over het algemeen met OV of eigen vervoer naar het werk. De voorwaarden en vergoedingen voor hybride werken en vervoer naar en voor het werk zijn verbeterd. De gemeente heeft als uitgangspunt genomen dat verduurzaming hier ook een rol speelt. Duurzamer vervoer levert een hogere vergoeding op dan ‘fossiel’ vervoer en daarnaast zijn de vergoedingen naar boven aangepast in het kader van onze arbeidsmarktpositie en inflatie en koopkrachtachteruitgang.

Inhuur
De laatste jaren stellen grote maatschappelijke opgaven en een aanhoudende krappe arbeidsmarkt de gemeente voor grote uitdagingen om nieuwe medewerkers (tijdelijk) aan te trekken. Naast het invullen van functies vanwege natuurlijk verloop heeft de gemeente ook veel nieuwe functies, onder ander rondom het uitvoeringsprogramma ‘Groen en duurzaam doen’ erbij gekregen. In 2023 is de gemeente erin geslaagd om veel nieuwe medewerkers aan zich te verbinden. Het overgrote deel van deze medewerkers is bij de gemeente in dienst getreden. Een kleiner deel van deze soms tijdelijke en reguliere functies heeft de gemeente ingevuld door medewerkers in te huren.

CAO
Eind 2023 hebben werkgevers VNG en WSGO en de vakbonden FNV, CNV en CMHF een akkoord bereikt over een nieuwe Cao Gemeenten geldt van 1 januari 2024 t/m 31 maart 2025.

In de CAO zijn afspraken opgenomen over een loonstijging van 4,75 procent per 1 januari 2024 en 1,25 procent per 1 oktober 2024. Verder zijn er afspraken gemaakt die bijdragen moeten dragen om medewerkers langer aan de gemeente te binden.

Onderdelen zijn: het verbeteren van het bovenwettelijk verlof, het opstellen van vitaliteitsbeleid, een inspanningsverplichting om te komen tot vermindering van inhuur onder andere door meer echte banen te creëren, het verruimen van de opzegtermijn voor medewerkers van 1 naar 2 maanden en het vereenvoudigen om door te werken na de AOW-gerechtigde leeftijd. Verder is er meer ruimte voor een hogere arbeidsmarkttoeslag en om een 40-urige werkweek af te spreken.

Kengetallen 2023

Toelichting kengetallen 2023
Met de bovengenoemde kengetallen brengen we de personele ontwikkelingen in cijfers over 2023 in kaart. Ze brengen in beeld waar we als organisatie mee te maken hebben gehad.

Uit de kengetallen wordt duidelijke dat de formatie is toegenomen als gevolg van de formatie die ten behoeve van het uitvoeringsprogramma ‘Groen en duurzaam doen’ door uw raad is toegevoegd aan de formatie. Ook is de formatie toegenomen voor de bemensing van specifieke uitkering om bepaald beleid uit te voeren, die vanuit het Rijk aan onze gemeente beschikbaar zijn gesteld en het gastheerschap bij onze gemeente van de medewerkers die vanuit de Samenwerking gemeenten Zuidoost Utrecht (ZOU) op Sociaal Domein werkzaam zijn.

De in- en uitstroomcijfers laten zien dat er opnieuw een fors aantal nieuwe medewerkers is bijgekomen en er ook een aantal medewerkers uitstroomden dan we gewend zijn. Het verschil tussen de in- en uitstroom is het gevolg van openstaande functie op 1 januari 2023.

Eind 2022 en heel 2023 is veel aandacht aan de mogelijkheden op doorstroom naar andere functies, die regulier beschikbaar komen en nieuwe functies. In 2022 was de doorstroom laag en is in 2023 verbeterd.

Ondanks veel personele wisselingen is het verzuim verder gedaald en is ook de meldingsfrequentie verder verlaagd.

Het inhuren van medewerkers is nodig om onze dienstverlening te blijven leveren. De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat zonder meer duidelijk. Tegelijkertijd zetten we in op ‘van inhuur naar vast’ en vullen we meer functies, die gekoppeld zijn aan tijdelijke programma’s structureel in. Daarmee willen we een gezonde balans realiseren tussen zelf doen en inhuur.

Inhuur en overhead
In beginsel is het beleid van de gemeente om vacatures met eigen medewerkers te vervullen en inhuur zoveel mogelijk te beperken tot de inhuur van specialisten die de gemeente zelf niet heeft, of voor situaties waarin functies langere tijd onbezet zijn door ziekteverzuim of langdurige vacatures. Net als in 2022 is de gemeente in 2023 geconfronteerd met een groot aantal moeilijk vervulbare vacatures. Om het uitvoeringsprogramma ‘Groen en duurzaam doen’ snel te kunnen opstarten, heeft de gemeente voor een aantal functies direct gekozen voor inhuur terwijl de werving en selectie voor vaste invulling gelijk is opgestart.

Op basis van de realisatie komt naar voren dat de gemeente een substantiële onderschrijding heeft op de salariskosten en eveneens een behoorlijke overschrijding op inhuur.

De onderschrijding op de salariskosten vertoont grote gelijkenis met de situatie in 2022 en heeft alles te maken met de complexe arbeidsmarktsituatie, waarin er schaarste is aan gekwalificeerd personeel en vacatures moeilijk vervuld kunnen worden. Inhuur is ook aangetrokken voor het realiseren van extra opgaven, tijdelijke duurzaamheidsmiddelen vanuit het rijk, uitvoeren van (onvoorziene) werkzaamheden of vervanging van bestaande medewerkers voor kortere duur.

Inhuur wordt zoveel als mogelijk gedekt uit bestaande middelen, in casu met niet bestede

Toelichting afwijkingen rechtmatigheid
Er zijn voor € 2,6 mln. aan fouten resp. voor € 17.000 aan onduidelijkheden vastgesteld. Op basis van deze bevindingen kan het college verklaren dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens van € 4,7 mln..

Begrotingsonrechtmatigheden
De beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid vindt plaats op programmaniveau en op lasten- respectievelijk batenniveau afzonderlijk. Uit deze analyse blijkt het volgende.

Programma 3
Op programma 3 Dienstverlening is de overschrijding op de lasten € 213.000. Deze is rechtmatig omdat er tegenover de hogere lasten hogere baten zijn gerealiseerd die het bedrag van € 213.000 overstijgen.

Op programma 3 Dienstverlening is er een begrotingsonrechtmatigheid als gevolg van het niet wijzigen van de begroting of melden aan de raad (via bestuursrapportages of anderszins) van hogere baten. Dit zijn hogere baten door heffing van leges voor omgevingsvergunningen (bouwleges) van € 941.000 door een onverwacht hoog aantal aanvragen. Deze begrotingsonrechtmatigheid is tegelijkertijd acceptabel volgens de richtlijnen van het BBV omdat deze het gevolg is van door de raad vastgesteld beleid.

Programma 6
Op het programma 6 Sociale Basis is de overschrijding op de lasten € 90.000. Deze is rechtmatig omdat er tegenover de hogere lasten ook hogere basten zijn gerealiseerd die het bedrag van € 90.000 overstijgen.

Programma 10
Op programma 10 Grondzaken en vastgoed zijn minder lasten en minder baten gerealiseerd dan begroot. Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door uitgestelde grondverkopen. De gemeenteraad heeft besloten dat de actualisatie van grondexploitaties jaarlijks bij de jaarrekening plaatsvindt (MPG). Na vaststelling van de geactualiseerde grondexploitaties ontstaat vertraging in de realisatie. Dit heeft tot gevolg dat baten in een later stadium gerealiseerd worden. De afwijking is het gevolg van vastgesteld beleid en daarmee acceptabel.

Voorwaardencriterium
Bij het voorwaardencriterium zijn er in 2 processen afwijkingen in rechtmatigheid vastgesteld: proces Inkopen en aanbesteden en het binnen het proces van specifieke uitkeringen.

Inkopen en aanbesteden
De afwijking op proces Inkopen en aanbesteden zijn in omvang € 2,3 mln. groot.

Het betreft hier afwijkingen die ontstaan zijn in de afgelopen 4 jaar (2020 t/m 2023) en die gevolg zijn van het niet volgen van de juiste aanbestedingsprocedure of niet aanbesteden, of het gevolg van het ontbreken van voldoende informatie om dit vast te stellen.

Het bedrag resp. aandeel van afwijkingen ontstaan in 2023 hierin is € 158.000 resp. 7%. Dit betekent dat er relatief veel fouten uit het verleden in de afwijkingen doorwerken.

Onderstaand rapporteren wij de gegevens van 10 contracten met afwijkingen van € 100.000 of meer in 2023 welke volgens afspraak worden gerapporteerd aan de raad (rapportagetolerantie in Controleprotocol):

Oorzaken van deze afwijkingen zijn een combinatie van factoren: gebrek aan voldoende kennis, tijdgebrek of de complexiteit en verwevenheid met processen van ICT-systemen om over te stappen naar een gelijkwaardig of beter alternatief. Naar aanleiding van een extern onderzoek naar de inkoopfunctie en de motie ‘Proces van inkopen en aanbesteden’ van de raad, start in 2024 een project om de rechtmatigheid en doelmatigheid van dit proces te verbeteren.

Specifieke uitkeringen
Bij de controle op de uitvoering van de  Specifieke uitkeringen (SPUK’s) zijn 2 afwijkingen geconstateerd. Deze hebben betrekking op het proces inkoopfacturen betalen. Bij de SPUK 'Oekraïne opvang' zijn 2 onduidelijkheden van in totaal € 17.000 vastgesteld. Bij de SPUK 'CDOKE' zijn 3 fouten van in totaal € 306.000 vastgesteld. Voor beide afwijkingen geldt dat een adequate procesbeschrijving, een duidelijker toewijzing van  taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en uitvoering van interne controles, de interne beheersing zullen verbeteren en deze afwijkingen kunnen voorkomen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik
Er zijn in de steekproefcontroles geen situaties van misbruik en oneigenlijk gebruik aangetroffen.